Übersicht über Workflows

Automatisieren Sie E-Mails und Textnachrichten rund um Ihre Meetings mit Workflows. Diese anpassbaren Erinnerungen und Nachverfolgungen tragen dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren und Ihr Meeting-Erlebnis mit weniger Arbeit zu verbessern.

Sie können Workflows beispielsweise verwenden, um:

• Teilnehmer und sich selbst an bevorstehende Meetings erinnern
• Erneut bestätigen Sie die Teilnahme an einer Ereignis
• Nach einem Meeting Feedback mit einer Umfrage einholen
• Danken Sie Ihren Gästen für ihre Zeit
• Nachfassen, um Ihr nächstes Meeting zu planen
• Senden Sie eine E-Mail an einen Dritten
• Senden Sie eine E-Mail an einen No-Show-Gast, um einen neuen Termin zu vereinbaren

Wann Ihr Workflow gestartet werden kann

Ein Workflow kann in entscheidenden Momenten des Planungsprozesses ausgeführt werden Wählen Sie beim Einrichten eine dieser Optionen aus:

• Neues Ereignis wird gebucht
• Vor Beginn des Ereignisses
• Ereignis beginnt
• Ereignis wird verschoben
• Ereignis endet
• Ereignis wird abgesagt
• Als Nichterscheinen markiert

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen Admin- oder Eigentümer-Berechtigungen, um Workflows für ein Team zu erstellen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Workflows für Admins.
• Ein Calendly-Benutzer oder Team kann bis zu 50 Workflows für alle Ereignistypen erstellen.
• Wir empfehlen, zuerst Ihre Ereignistypen einzurichten. Dadurch wird es einfacher, einen Workflow auf mehrere Ereignistypen gleichzeitig anzuwenden.

Tipps und Tricks

• Reduzieren Sie Nichterscheinen, indem Sie eingeladene Personen auffordern, ihre Anwesenheit mithilfe von Workflows zur Bestätigung zu bestätigen.
• Markieren Sie eingeladene Personen als No-Show, um das Senden von Folge-Workflows zu verhindern. Sie können auch einen Workflow auslösen, der No-Shows umplant.
• Als No-Show markierte eingeladene Personen erhalten nur No-Show-Workflows. Andere Workflows nach Meetings – wie Dankes-E-Mails, Umfragen und Follow-ups – werden ihnen nicht zugestellt.
• Weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Workflows finden Sie in unserem Blog. Wir haben Beiträge zur Automatisierung der Kommunikation vor und nach Meetings und zur Reduzierung von No-Shows mit Meeting-Erinnerungen veröffentlicht.

Workflows einrichten

Sind Sie bereit, Workflows einzurichten? Diese Artikel im Hilfecenter führen Sie durch die Schritte.

Fehlerbehebung bei Workflows