Calendly + HubSpot
- Disponible pour:
- Propriétaires and AdministrateursLes rôles déterminent les paramètres de compte et d'équipe qu'une personne peut gérer. Votre rôle peut varier selon l'organisation, l'équipe ou le groupe.
- Forfaits:
- Professional, Standard, Standard Plus, Teams, Teams Plus, and EnterpriseL'accès aux fonctionnalités peut varier selon votre forfait, la date de création de votre compte et les extensions éventuelles.
L’intégration HubSpot de Calendly connecte vos réunions à votre CRM. Elle ajoute ou met automatiquement à jour les contacts et l’activité des réunions dans HubSpot.
Lorsqu’une réunion Calendly est programmée, annulée ou marquée comme une absence, HubSpot :
- Créer des contacts si l’invité n’est pas déjà dans HubSpot
- Créer et mettre à jour des activités
- Mettre à jour les notes de réunion
- Mettre à jour les questions personnalisées et les réponses
Avant de commencer
Vous aurez besoin des éléments suivants :
- Des privilèges d’administrateur Calendly
- Un compte HubSpot gratuit ou payant avec des privilèges d’administrateur HubSpot
Ce que fait l’intégration
Lorsqu’une personne réserve une réunion avec Calendly :
- Si l’e-mail de l’invité n’est pas dans HubSpot, un nouveau contact est créé avec son nom et son e-mail.
- Si le contact existe déjà, HubSpot ajoute l’activité de réunion, mais ne modifie pas les informations ni le propriétaire du contact.
- Si l’e-mail de l’utilisateur Calendly ne correspond pas à son e-mail HubSpot, le propriétaire du contact est marqué comme « non attribué ».
Ce que HubSpot ajoute au contact
Lorsqu’un invité planifie une réunion, une nouvelle activité est créée avec les informations suivantes :
- Type : Réunion
- Nom de la réunion
- Propriétaire
- Contact
- Durée de l’événement
- Nombre de participants
Le titre de la réunion apparaît comme Meeting-Calendly: {Event name}. Ces activités sont enregistrées dans la chronologie du contact, et non dans l’outil Réunions de HubSpot.
Ce qui se passe lorsque les réunions changent
Réunions annulées ou reprogrammées :
- HubSpot met à jour l’activité et notifie les deux parties.
- Les réunions annulées affichent [Canceled] au début du titre de la réunion.
- HubSpot conserve les réunions passées à titre de référence.
Durée de la réunion :
- HubSpot arrondit toute réunion de moins de 15 minutes à 15 minutes.
- Si vous modifiez la durée de la réunion dans HubSpot, cela ne se mettra pas à jour dans Calendly.
Connecter HubSpot à Calendly
- Dans Calendly, accédez à Automatisation → Intégrations et applications.
- Recherchez et sélectionnez HubSpot.
- Sélectionnez Connecter HubSpot.
- Connectez-vous à votre compte HubSpot, si vous y êtes invité.
- Si vous avez plusieurs comptes HubSpot, sélectionnez le compte que vous souhaitez connecter, puis sélectionnez Choisir un compte.
- Passez en revue les autorisations demandées, cochez la case pour confirmer, puis sélectionnez Connecter l’application.
Une fois la connexion terminée, vous serez redirigé vers Calendly.
Envoyer les recaps Notetaker à HubSpot
Si vous utilisez Calendly Notetaker, vous pouvez envoyer automatiquement des récapitulatifs de réunion à HubSpot pour maintenir vos dossiers à jour. Découvrez comment envoyer les recaps Notetaker à HubSpot.
Questions et réponses personnalisées Calendly
Calendly transmet à HubSpot les réponses à vos questions personnalisées. Vous pouvez les trouver dans l’onglet Activité du contact dans HubSpot.
Pour les contacts déjà présents dans HubSpot, HubSpot ne mettra pas à jour les réponses dans les propriétés du contact. Les réponses dans les propriétés du contact resteront identiques, même si le contact réserve une autre réunion.
Associer les réponses personnalisées aux propriétés HubSpot
Pour associer les réponses du formulaire Calendly, comme l’intitulé du poste ou le nom de l’entreprise, à des champs supplémentaires dans HubSpot, utilisez les workflows HubSpot.
Synchroniser le résultat de la réunion
Vous pouvez synchroniser le statut de la réunion Calendly de l’invité avec le champ résultat de la réunion de HubSpot. Ce champ indiquera si une réunion a été programmée, terminée, marquée comme une absence ou annulée.
Pour l’activer, accédez à la page HubSpot dans votre compte Calendly et activez l’option intitulée Envoyer le statut de la réunion vers le champ de résultat de la réunion HubSpot.
Acheminement avec HubSpot
Avec les formulaires HubSpot ou la recherche de propriétaire (disponible sur les Teams et Enterprise plans), vous pouvez acheminer les prospects vers le bon membre de l’équipe en fonction de l’expertise, de la disponibilité ou de la propriété du compte.
Cela fait gagner du temps et garantit des suivis rapides. Pour plus de détails, consultez Acheminement à partir des formulaires HubSpot et Acheminement avec la recherche HubSpot.
Déconnecter HubSpot et Calendly
Suivez les étapes ci-dessous pour déconnecter votre compte Calendly de HubSpot.