FAQ Notetaker

Currently, Notetaker is only available in English.

You can create unlimited recaps each month on Standard Plus and Teams Plus plans.

If Notetaker is no longer available even though you expected access, your organization owner or admin may have disabled it for the organization. Contact them for more information.

Notetaker records for a maximum of 2 hours per meeting. After 2 hours, Notetaker will drop from the call and provide a recap for the first 2 hours.

Non. L'organisateur de la réunion doit approuver Notetaker dans chaque nouvelle réunion Zoom.

Vous pouvez voir une option «Se souvenir de ce choix» dans Zoom. Cela ne fonctionne que pour la réunion à laquelle vous participez. Elle ne s'applique pas aux réunions futures.

La case «Se souvenir» est utile si l'organisateur doit approuver plusieurs Notetaker pour enregistrer une même réunion. Elle empêche les fenêtres contextuelles supplémentaires uniquement pendant cette session.

Pour chaque nouvelle réunion Zoom, l'organisateur doit approuver à nouveau Notetaker. Il n'existe aucun paramètre permettant à Notetaker d'enregistrer automatiquement toutes les réunions futures.

Seul l'organisateur de la réunion ou un organisateur alternatif assigné peut approuver. Le bot rejoint la réunion et attend jusqu'à 30 minutes pour obtenir l'approbation. Il n'enregistre pas pendant l'attente.

Si personne n'approuve dans les 30 minutes, le bot quitte la réunion. Aucun récapitulatif n'est créé, et la page Réunions affiche “L'organisateur n'a pas autorisé Notetaker à enregistrer cette réunion.” lorsque l'on survole "Aucun récapitulatif disponible".

Si un organisateur alternatif assigné rejoint, il peut approuver et l'enregistrement démarre normalement.

Calendly fournit des notifications et des contrôles d'enregistrement pour vous aider à obtenir le consentement afin que Notetaker puisse rejoindre et enregistrer votre réunion.

Vous êtes responsable de déterminer si ces fonctionnalités répondent à vos besoins en matière de conformité, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

In Google Meet and Zoom, some admin settings can block chat messages from non-human participants. When this happens, attendees may not see Notetaker consent messages or the /stop command response in the meeting chat.

Le Notetaker est conçu pour suivre votre réunion lorsqu'elle passe de la salle principale aux salles de sous-groupes.

Voici comment cela fonctionne :

• Le Notetaker rejoindra automatiquement les salles de sous-groupes lorsqu'il est invité
• Il reviendra dans la salle principale lorsque l'organisateur fermera les salles de sous-groupes
• Lorsqu'il se trouve dans une salle, le Notetaker continue à fonctionner normalement et peut quitter la salle si :
• Tous les participants quittent la salle
• Il y a un silence prolongé

Conseils pour une expérience fluide

• Demandez à l'organisateur de fermer les salles de sous-groupes lorsque la session se termine
• Si nécessaire, l'organisateur peut déplacer le Notetaker entre les salles à tout moment

Cette configuration aide le Notetaker à rester en phase avec le déroulement de votre réunion, que vous collaboriez en petits groupes ou que vous soyez de retour dans la session principale.

When you first enable Notetaker, it's automatically added to all future meetings. To prevent this, go to Settings → Notetaker and turn off the setting that adds Notetaker to all upcoming meetings. 

To remove Notetaker from a single meeting, open your Calendar page and toggle Notetaker off for that event, or type /stop in the meeting chat.

Remarque: Cette fonctionnalité est actuellement en développement et disponible pour un groupe restreint de petites organisations. Nous la déployons progressivement auprès de plus d'utilisateurs au fur et à mesure que nous l'améliorons.

Si Notetaker est disponible pour votre organisation, la réponse est oui. Les Propriétaires et les Administrateurs peuvent désactiver Notetaker pour l'ensemble de l'organisation.

Pour savoir comment faire, suivez les étapes de Comment supprimer Notetaker des réunions.

Lorsque vous passez à une autre organisation Calendly, vos paramètres Notetaker et vos Meeting Recaps ne sont pas transférés.

Calendly stores user and invitee data in secure U.S. data centers run by Google and Amazon Web Services (AWS).

Learn more

Recaps will stay available for as long as your account exists. They won’t be affected by your subscription status or account activity.

Calendly does not currently comply with HIPAA, GLBA, or similar health and financial regulations. 

Children under the age of 18 should only use Notetaker as a meeting participant, not a customer, and only under the supervision of their parent/guardian or school/educator.  For more information, please review Calendly’s FERPA and COPPA Privacy Notice.

Calendly’s products, including Notetaker, have been designed to be compliant with GDPR.  As stated in Calendly’s Data Processing Addendum, Calendly only processes Customer Personal Data, including Notetaker recordings, on behalf of and in accordance with the customer’s instructions. 

Notetaker includes built-in features to help everyone understand when a meeting is being recorded, both before and during the meeting, and stop the recording if needed.  However, customers are ultimately responsible for obtaining consent to record.  To learn more about our built-in features, please see Notetaker overview.