Calendly + Microsoft Dynamics 365 mediante Power Automate

Usa la integración de Microsoft Dynamics 365 de Calendly para sincronizar automáticamente la actividad de las reuniones con tu CRM. Cuando alguien reserva una reunión, Calendly puede crear o actualizar clientes potenciales en Dynamics 365 y registrar la reunión en su cronograma. Las reprogramaciones y cancelaciones se sincronizan automáticamente, manteniendo tu CRM preciso sin trabajo adicional.

Por ejemplo, puedes:

• Crear o actualizar clientes potenciales y contactos cuando se reservan reuniones.
• Registrar reuniones en el cronograma del cliente potencial en Dynamics 365.
• Sincronizar cancelaciones y reprogramaciones en tiempo real.
• Asignar respuestas del formulario para crear citas en Dynamics 365.
• Hacer seguimiento de ausencias en Calendly y Dynamics 365.
• Asociar enlaces de reserva con el contacto o representante correctos.

Antes de comenzar

Calendly

• Esta integración solo está disponible en el plan Enterprise.
• Solo los propietarios y administradores de la organización pueden configurar la integración.

Microsoft

• Necesitarás estar en el plan Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise plan o superior o en Microsoft Dynamics 365 Sales Professional + Power Automate User plan o superior.
• Debes tener permisos de registro de nivel de creación en Dynamics 365.

Conecta Microsoft Dynamics 365 con Calendly

Paso 1: conecta Microsoft Dataverse en Power Automate

Microsoft Dataverse impulsa Dynamics 365. Conectarlo permite que Calendly sincronice datos con tu CRM.

1. En Power Automate, selecciona Connections.
2. Selecciona + New connection o Create a connection.
3. Busca Microsoft Dataverse y selecciónalo.
4. Inicia sesión con tus credenciales de Microsoft.
5. Si se te solicita, concede permisos.
6. Selecciona Create para establecer la conexión.
7. Confirma que el estado de la conexión sea Connected.

Paso 2: conecta Calendly en Power Automate

Esta conexión permite que Power Automate reciba datos de eventos de Calendly.

1. En Calendly, ve a Automations → Integrations & apps.
2. Busca y selecciona Microsoft Dynamics 365.
3. Selecciona Connect Microsoft 365. Serás redirigido a Power Automate.
4. Elige una plantilla (p. ej., Create and update a lead, Cancel an appointment).
5. Selecciona Try it now.
6. Inicia sesión en Power Automate.
7. En Dataverse, selecciona Create.
8. En Calendly, selecciona Create.
9. Asigna un nombre a tu conexión.
10. Recupera tu personal access token de este artículo.
11. Pega el token y selecciona Create.
12. Selecciona Continue y luego edita o guarda el flujo.
13. Selecciona Save.

Plantillas

Comienza con estas plantillas predefinidas para sincronizar datos entre Calendly y Microsoft Dynamics 365.

Crea y actualiza un cliente potencial cuando se crea un evento de Calendly

• Crea un cliente potencial y una cita en Dynamics 365.
• Actualiza clientes potenciales existentes y añade nuevas citas.
• Asigna clientes potenciales a propietarios si existe uno.

Cancela una cita cuando se cancela un evento de Calendly

• Cancela la cita correspondiente en Dynamics 365.

Solución de problemas

Si experimentas problemas de conexión o sincronización, confirma:

• Tu conexión de Dataverse aparece como Connected.
• Has concedido los permisos correctos tanto en Calendly como en Power Automate.
• Has seleccionado y guardado la plantilla correcta.

Para obtener más ayuda, visita nuestro artículo de preguntas frecuentes.