Comment créer une réunion ponctuelle
Utilisez une Réunion ponctuelle pour organiser une réunion unique et prioritaire qui ne correspond pas à vos types d'événements habituels. Vous pouvez choisir une durée personnalisée, un emplacement et des organisateurs.
Par exemple, vous pouvez :
- Organiser une réunion unique avec un ou plusieurs organisateurs
- Proposer des créneaux en dehors de vos disponibilités habituelles
- Prioriser une réunion par rapport à des événements existants
Avant de commencer
- Si vous utilisez Vidéoconférence pour l'emplacement de la réunion, assurez-vous de connecter votre compte via la page Intégrations et applications.
- Vous ne pouvez sélectionner que des créneaux espacés de 3 mois au maximum.
- Les tampons et les réunions apparaissent comme un seul bloc. Par exemple, si votre événement comporte un tampon de 30 minutes et une durée de 30 minutes, le créneau apparaîtra comme un bloc d'une heure.
Créer une Réunion ponctuelle
Choisir les créneaux à proposer
- Accédez à la page Planification.
- Sélectionnez + Créer, puis choisissez Plus de façons de se rencontrer > Réunion ponctuelle.
- Définissez votre fuseau horaire, la durée de la réunion et les organisateurs supplémentaires.
- Les invités verront les heures dans leur fuseau horaire.
- Sélectionnez des créneaux horaires dans le calendrier.
- Vous pouvez sélectionner des créneaux horaires même en présence de réunions non-Calendly.
- Vous pouvez également choisir des créneaux en dehors de vos heures disponibles.
- Pour sélectionner tous les créneaux libres d'une journée, allez à ce jour et sélectionnez + Ajouter des créneaux en haut.
- Après avoir choisi les créneaux horaires, sélectionnez Suivant.
Configurez les détails de la réunion
- Saisissez le nom de la réunion et le emplacement.
- Ajoutez une description facultative ou des instructions.
- Ajustez l'un des Paramètres facultatifs.
- Sélectionnez Partager le lien de l'événement.
Partager le lien de votre Réunion ponctuelle
Calendly génère un lien unique pour votre réunion. Vous pouvez modifier la fin du lien ou prévisualiser la page de réservation via la page Voir en direct.
Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Copier le lien et partagez-le. Vous pouvez aussi copier-coller des horaires dans un e-mail avec la fonctionnalité Ajouter des créneaux à un e-mail.
Où trouver votre Réunion ponctuelle
Après avoir partagé votre lien, vous trouverez la réunion sous Planification > Liens à usage unique. Une fois que votre invité l'a réservée, la réunion peut être consultée depuis la page Réunions.
Réserver des créneaux
Activez Réserver des créneaux pour retenir temporairement les créneaux que vous avez proposés. Cela bloque du temps sur votre calendrier (et sur les calendriers de vos co-organisateurs) avec des événements provisoires.
Une fois qu'un invité réserve, ces espaces réservés sont effacés automatiquement et la réunion apparaît sur votre page Réunions. Il peut falloir quelques minutes pour que les créneaux réservés soient entièrement effacés.
Pour effacer manuellement les créneaux réservés :
- Allez dans Planification > Liens à usage unique.
- Trouvez la réunion ponctuelle et sélectionnez les trois points.
- Sélectionnez Effacer les créneaux réservés.
- Sélectionnez Effacer les réservations pour confirmer.
Questions fréquemment posées
Non. Il expire après avoir été réservé et ne peut plus être utilisé.
Pas encore. Les flux de travail ne s'appliquent qu'aux types d'événement réguliers.
Oui. Les créneaux Réservé(e)s n’apparaîtront pas comme disponibles sur vos pages de réservation habituelles. Utilisez l'outil de dépannage pour le confirmer.
Non. Lorsque vous supprimez les créneaux réservés, tous les événements fictifs sont supprimés en une seule fois.